Le etichette e i criteri di conservazione consentono alle organizzazioni di gestire e controllare le informazioni assicurando che il contenuto venga conservato solo per un periodo di tempo necessario e quindi eliminato definitivamente.
Criteri di conservazione
- I criteri di conservazione vengono usati per assegnare le stesse impostazioni di conservazione al contenuto a livello di sito o di cassetta postale.
- È possibile applicare un singolo criterio a più posizioni oppure a posizioni o utenti specifici.
- Gli elementi ereditano le impostazioni di conservazione dal contenitore specificato nei criteri di conservazione. Se un criterio è configurato per conservare il contenuto e un elemento viene quindi spostato al di fuori di tale contenitore, una copia dell’elemento viene conservata nella posizione protetta del carico di lavoro. Le impostazioni di conservazione tuttavia non vengono spostate con il contenuto nella nuova posizione.
Etichette di conservazione
- Le etichette di conservazione vengono usate per assegnare impostazioni di conservazione a livello di elemento, ad esempio una cartella, un documento o un messaggio e-mail.
- A un messaggio e-mail o a un documento può essere assegnata una sola etichetta di conservazione alla volta.
- Le impostazioni di conservazione delle etichette di conservazione vengono spostate con il contenuto se questo viene spostato in una posizione diversa all’interno del tenant Microsoft 365.
- Gli amministratori possono consentire agli utenti dell’organizzazione di applicare un’etichetta di conservazione manualmente.
- Un’etichetta di conservazione può essere applicata automaticamente se corrisponde a condizioni definite.
- È possibile applicare un’etichetta predefinita per i documenti di SharePoint.
- Le etichette di conservazione supportano la revisione per l’eliminazione, ovvero l’esame del contenuto prima di eliminarlo definitivamente.
Confronto delle funzionalità di criteri ed etichette di conservazione
| Funzionalità | Criterio di conservazione | Etichetta di conservazione |
|---|---|---|
| Impostazioni per conservare e poi eliminare, solo conservare oppure solo eliminare | Sì | Sì |
| Carichi di lavoro supportati: – Exchange – SharePoint – OneDrive – Gruppi di Microsoft 365 – Skype for Business – Teams – Yammer | Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì | Sì, tranne le cartelle pubbliche Sì Sì Sì No No No |
| Conservazione applicata automaticamente | Sì | Sì |
| Conservazione applicata in base alle condizioni – tipi di informazioni riservate, query KQL e parole chiave, classificatori addestrabili, allegati cloud | No | Sì |
| Conservazione applicata manualmente | No | Sì |
| Interazione con l’utente finale | No | Sì |
| Persiste se il contenuto viene spostato | No | Sì, nel tenant di Microsoft 365 |
| Dichiarazione elemento come record | No | Sì |
| Avviare il periodo di conservazione al momento dell’etichettatura o in base a un evento | No | Sì |
| Revisione per l’eliminazione | No | Sì |
| Prova di eliminazione per un massimo di 7 anni | No | Sì, quando si usa la revisione per l’eliminazione o quando un elemento viene contrassegnato come record |
| Audit delle attività dell’amministratore | Sì | Sì |
| Controllo delle azioni di conservazione | No | Sì |
| Identificazione degli elementi soggetti a conservazione: – Ricerca contenuto – Pagina di classificazione dei dati, Esplora contenuto, Esplora attività | No No | Sì Sì |